December, 2003

El Camino al Nirvana Libre de Papel

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Historial

Sospecharía, que cualquier ortodoncista que haya tenido algunos años trabajando con algún sistema computarizado ha oído escuchar en algún momento el nombre de “Nirvana libre de papel” (Sin papeles en la oficina).

Los mas grandes productores de programas (Software) hacen referencia de esto como lo último en tecnología aplicada en la oficina; sin embargo cada vez que alguno de nosotros piensa en iniciar sin papel, siempre nos surge la pregunta “Pero, Que tal si o “¿Como puedo hacer esto? Escenarios que nos inclinan a seguir empleando nuestros sistemas anteriores de papel y películas basadas en realidades.

Mi visión sobre el “Paperless” tiene su inicio basado en sueños que he tenido desde hace 21 años. En 1982, inicié una práctica trabajando como asociado en una oficina con el sistema “ State-of-art” el cual era del tamaño de un refrigerador pequeño, tenia 10 megabytes de memoria y manejaba todas las cuentas de los pacientes; no manejaba calendarios, fechas, ni cartas etc.

Procesando durante los años, hoy estoy en mi 5to. sistema de programación, el cual es capaz de suplir y ofrecer todas las necesidades a nivel operacional eliminando el papeleo en la oficina.

Mi meta es describir todo lo que pienso y las decisiones que me permitan estar en el lugar en el que estoy hoy en día; de igual forma ofrecer mis observaciones en el actual software y mantener la compañía a la vanguardia para el futuro.

La relación

Trabajar en compañías de software para ortodoncia es como trabajar a diario. Después del paso inicial y aprovechar lo mejor del sistema; de pronto encuentras una compañía que se ajusta a tu personalidad y responde todas las preguntas manteniendo un costo competitivo y buen soporte del producto. Realmente, la iniciación surge debido al poco entendimiento y según la relación que se desarrolla en donde ambos tienen ciertas responsabilidades.

Tú pagas por un producto, soporte y servicio que según algún contrato deben seguir y garantizar. Ellos tienen que ofrecer entrenamientos independientemente del tiempo que se tome; hoy tratan de desarrollar software relativamente fáciles de manejar y de entender; nos permiten introducir datos e informaciones para mantener al día el diseño de los mismos.

Nosotros como usuarios actualizamos los sistemas periódicamente y así evitamos problemas futuros. La relación debe de ser estrecha y estar ahí en las buenas y en las malas. La pregunta es: ¿Cual debo de elegir?

Mi elección

Yo elegí el Sistema Advance Orthodontic, LLC (AOS) desarrollado por Charles Lewis y lo compartimos gracias a nuestra amistad desde 1993. Para ese entonces, él trabajaba con el Sistema Integrated Management (IMS). Esta compañía ofrecía muchas ideas de innovación, como su económico disco duro que me inclino de pronto a cambiar mi segundo y primer sistema a los Sistemas Análogos Digitales (ADS).

Cerca de 1999, Charles Lewis decidió que él tenía una visión diferente sobre el desarrollo del software ortodóncico por lo que vendió sus acciones del IMS para iniciar otra compañía, naciendo así “Corporation Technologies (CPI)”, la cual se basaba en brindar informaciones enfocadas al paciente. Para este tiempo, decidió compartir conmigo el prospecto de su negocio lo cual me impresionó. No solamente mediante el software analizó las expectativas del mercado de venta ortodóncico, sino también que se enfoco en describir una dirección para su desarrollo, lo cual fue fascinante e innovativo.

Yo, mientras, estaba en medio de un dilema entre actualizar mi propio software o hacer los cambios al nuevo, en donde ya todos los sistemas estaban pasando del DOS a Windows; tenía que elegir entre la versión nueva IMS o el desarrollo del CPI. Elegí el CPI basado en su visión y el sentimiento que proveería según la descripción de su prospecto.

El curso

Como sucede en todo cambio, no todo se da como se había sido planeado. Encontramos pequeñas sorpresas que requirieron posteriormente ser arregladas, etc. Después de pequeños detalles, el nuevo disco duro y el software corrían con lentitud. La conversión de datos (provenientes de CPI) se transferían con informaciones críticas; tanto la conversión de los pacientes como el entrenamiento del Staff eran confusas.

Alrededor del 2001, surgió una relación entre CPI y American Orthodontics, lo que le permitió a CPI la oportunidad de unir esfuerzos y meterse aun más en el mercado ortodóncico. Más tarde surgió una sub-compañía de CPI; AOS, enfocada exclusivamente para software ortodóncico; en este entonces ya iniciaba el acceso a Internet siendo ésta una opción. Finalmente, yo estaba listo para dar el paso más grande al “Paperless” (Sin papeles en la oficina).

El cambio

Para Julio del 2003, realicé el cambio con la actualización del AOS a la versión IPD (Internet Program Delivery); y para ese mismo tiempo también instale la estación computarizada de trabajo en todas las unidades; este Software ha sido totalmente diferente que las versiones originales de CPI y AOS. Sin embargo, lo más novedoso fue que el servidor o la base de datos de la oficina estaba conectada a Internet.

Me imagino que preguntarían… ¿Porque hizo eso?

La ventaja es: que el software lo podemos revisar, corregir, actualizar, mejorar y compartir; lo que significa que no perderíamos tiempo de meses y meses para su actualización y mejoría.

Por otro lado, ellos, tienen la responsabilidad de revisarlo diariamente manteniendo los servidores y la seguridad para el acceso.

Esto es mucho mejor que lo que hacía en casa; resulta menos costoso, bien entendible y aplicado al 100% solo a las oficinas ortodóncicas. No requiere tener grandes aparatologías computarizadas, ni personas que nos contacten con los servidores como se hacía antes.

Las nuevas computadoras personales (Laptops) aplicadas e instaladas en las unidades han hecho que la conversión de esta tecnología sea aceptada con rapidez y entusiasmo.

Entre varias desventajas podemos citar algunas:

Siempre existe cierto costo con los nuevos equipos y actualizaciones; pero las unidades de Laptops están cerca de 60% comparándolas con las estaciones convencionales. Nosotros hemos tenido mínimos problemas con la velocidad y las transmisiones con la conexión de Internet; esto por lo pronto no provoca la perdida de datos.

El apoyo tecnológico relacionado a Internet y su conectividad se hace más eficiente cada vez más.

Otra razón por la que hice el cambio, es que: era “Nueva”; y lo admito. La nueva tecnología y sus aplicaciones me excitan. Lo que significa que muchos ortodoncista son técnicos y siempre esperan lo Nuevo, lo Rápido, y lo último de lo que sea.

Así mismo pudimos ver las futuras aplicaciones para aumentar y expander el ingreso de pacientes intercambiando datos por medio de Internet en la oficinas; y como es de imaginar soy uno de los ortodoncistas quien se mantiene a la vanguardia.

La realidad

Ahora, cuatro anos más tarde, ¿Donde estoy? Como está funcionando mi Software ortodóncico? ¡¡“Fenomenal”!! Sigo siendo fiel creyente de la compañía AOS, la cual es innovativa, y nos brinda excelente soporte, entrenamiento y capacitación, pero lo más importante es que nos brinda lo que realmente nos prometieron.

El software se mantiene estable (desde las versiones originales del CPI y del AOS), y nunca se ha corrompido. Hoy en día sigo aprendiendo la utilidad del nuevo software IPD; pero día tras día mi equipo de trabajo y yo estamos conscientes que nos estamos acercando al “Paperless Nirvana” (Sin papeles en la oficina); y no soy yo sólo el que se inclina hacia este cambio muchos también se unen a la revolución porque de igual forma tienen visión.

Yo, rutinariamente mantengo una comunicación constante vía e-mail con el soporte técnico del AOS, en donde compartimos preguntas y comentarios. Ellos regularmente están allí, y a veces asistiendo en las modificaciones del programa; muchas veces ofrecen entrenamientos y capacitaciones sobre el uso del software, lo cual es considerado como “Actualización del futuro”.

Mi archivo de récord se sustenta con todo este cambio y regularmente realizo las modificaciones pertinentes.

El futuro

Siempre estoy pendiente mirando hacia el futuro para expander la utilidad de éste tan sofisticado y comprensivo software; lo que me ha iniciado ya al “Paperless”.

Generalmente todos los datos de los pacientes, las citas, las cuentas, los seguros, los tratamientos, los diagnósticos y las cartas son archivadas y realizadas por el software.

Mi meta es eliminar de una vez por todas, los antiguos récords de papel a partir de Enero 2004; de hecho he iniciado la imagen digital desde fotos hasta radiografías desde 2002 y estoy empleando el Dolphing Images desde 1996; lo que ha sido un apoyo integral bastante positivo.

Sin embargo requiero realizar ciertos ajustes como es el llenado de las formas o las historias del paciente; pero estoy planeando integrar PC planas para que el propio paciente complete su historial directamente en el programa (como seria información personal, su historia de salud, el tipo de seguro, consentimiento informado, HIPPA, etc.).

El software y su tecnología esta lista, pero mi equipo y yo solo podemos realizar los cambios uno a la vez.

En algunos años, me imagino que el teclado será reemplazado por el reconocimiento de la voz y el E-mail, será empleado como los teléfonos por lo que las consultas, y las discusiones del tratamiento rutinariamente se realizaran vía Internet.

Los pacientes siempre esperan y demandan esos servicios de manera rutinaria, pero no extraordinaria; por lo que prepararse para dicho cambio resultaría impactante y seria un reto.

El fin

Muchas gracias por haber leído esta misiva; he tenido la oportunidad de publicar esta historia como un ejemplo de la experiencia positiva con las compañías de software.

He trabajado muy duro para conseguir buenas compañías y he logrado la recompensa durante los años de emplear muchos buenos sistemas, lo que me ha enseñado ciertas cosas “no detenerme en el camino” siempre buscar lo mejor y poder compartirlo siempre.

¿Que es lo que he aprendido y que haría diferente con todas estas experiencias?

Tres cosas:

1. Organizar tu práctica como prioridad: lo que quiere decir que tu entrenamiento no debe ser entre pacientes, ellos necesitan ser atendidos. Su entrenador debe ser una persona competente, que realmente puede enseñarte el mejor uso del sistema; ellos no son quienes escriben el programa aunque tengan la habilidad de hacer cambios en ellos.

   Enfocarse a aprender del sistema; tu programa es tan bueno según el equipo sabe como usarlo, no debes desesperarte, a veces se requiere de un segundo entrenamiento para comprender y sacarle el mejor de los provechos al mismo.

2. Ser respetuoso con la compañía del software y así ellos lo serán contigo; se trata de compartir ideas y sugerencias para mejorarlo, pero no esperes que lo implementen de inmediato. Todo lo que pienses es importante pero no universalmente reconocido.
3. Trabajar manteniendo una buena comunicación. No solamente critiqué todo el tiempo, no olvide comunicarle todo lo maravilloso del programa; es como cuando te dicen cosas de tu hijo, que tu reacción inmediata es ponerte a la defensiva; así mismo ocurre cuando hablas mal de cualquier programa o sistema; los programadores de igual forma tienen sentimientos.

   El esfuerzo mutuo de compartir críticas constructivas hace posible una buena relación a largo plazo. Como siempre he dicho desde el principio, es como una Cita… o no!!