December, 2004
Todo Empieza con Tiempo
Roger P. Levin, DDS, MBA
Introducción
Todo cambio en la práctica comienza con un buen sistema de horario. Esto fue reportado en los datos recolectados del grupo analizado por el Grupo Levin, que consistió en 8,000 prácticas generales y de especialidad desde 1985. Durante ese tiempo hemos recolectado muchos datos para determinar y crear modelos estadísticos que incrementen la eficiencia y producción cuando se implementa por los doctores y sus equipos de trabajo.
Empiece con el horario
A través del horario, se puede diseñar un sistema cuantitativo ideal adaptable a cualquier ortodoncista o equipo de trabajo. Este modelo determinará si la práctica puede conseguir una tasa de producción dada con base anual. El grupo Levin indica claramente que la mayoría de las prácticas de ortodoncia tienen la capacidad de aumentar su capacidad de horario en un 30 por ciento sin trabajar un minuto más.
¿Cómo es esto posible? Por ejemplo, el grupo Levin ha estudiado que comparando casos de prácticas de ortodoncia se encuentran muchas similitudes naturales (el mismo número de sillas, la cantidad de equipo, el porcentaje de participación de las aseguradoras, mismos servicios, misma locación y misma socio-economía de la población de la zona). En cada caso, cuando una práctica adopta un horario adecuado, su producción aumenta significativamente si se compara con la otra. Aunque esto sorprenda a los ortodoncistas cuando lo platico en los seminarios, la realidad es que hay muchas, muchas prácticas funcionando por debajo de su potencial.
Todo Cambio Comienza Con el Horario
Muchos ortodoncistas trabajan en mejorar sus habilidades clínicas, pero no se preocupan en su sistema de horario. La falla en entrenar al equipo en la adquisición de un Nuevo horario y el fracaso de las notas que provoquen que el paciente acepte el tratamiento en los nuevos marcos de tiempo, desalienta el cambio permanente. Se desperdicia mucho tiempo para educación continua y dinero por esta razón.
En términos de organización, todo cambio debe empezar con el horario. Cuando se agendan pacientes nuevos debe haber tiempo en el horario en un período de de 7 a diez días. Nuestra investigación arrojó que estos pacientes deben empezarse en este periodo por motivos psicológicos y motivacionales.
Muchas prácticas dejan el horario igual y esperan acomodar a un paciente Nuevo para después. Los pacientes y sus padres llegan a la recepción y se les dice que no pueden ser recibidos hasta dentro de cinco o 7 semanas. Como no hay sentido de la urgencia, los pacientes se la van a pensar, perderán la motivación y tal vez nunca regresen. O si de verdad quieren iniciar el tratamiento, irán a algún otro lugar que les pueda asignar una cita en menos tiempo. También pueden aceptar una cita futura, pero pasa tanto tiempo que pueden perder la motivación y cancelarla. Es claro que en muchas prácticas los pacientes no reprograman sus citas y dejan de asistir.
Parámetros para Agendar
Para crear el horario ideal deben tomarse en cuenta ciertas determinaciones usando fórmulas matemáticas:
- Analice el radio entre la meta de producción al año y el número de días trabajados para establecer la meta diaria de comienzos y pacientes nuevos.
- Empiece reanalizando el horario y cree una base del tipo de citas que necesita durante el año. Es también importante dejar suficiente espacio para el número promedio de pacientes nuevos por mes para que puedan ser vistos en el periodo de 7-10 días antes mencionado
- Los tiempos de procedimiento son esenciales. La mayoría de los doctores pueden reducir sus tiempos sin apresurarse. El tiempo de procedimiento debe permitir al doctor crear una base del tiempo promedio necesario para cada procedimiento y usar ese promedio en el horario. Notamos que muchos de nuestros clientes son capaces de incrementar la producción en una tasa de 15 días de tiempo del doctor usando esta metodología.
- Organizar el flujo del horario es crítico. El grupo Levin recomienda agendar procedimientos similares al mismo tiempo, lo que hace más rápida su elaboración y menos fatigante que si se hacen por separado.
- La mayoría de las citas de ajuste deben agendarse al final del día. Además debe dárseles tan solo 10 minutos para aumentar la eficiencia del equipo y el doctor. La investigación del grupo Levin encontró que en las visitas de más de 15 minutos se pierde mucho tiempo del ortodoncista y su equipo. Debe dejarse una silla para emergencias, ajuste de los retenedores, citas de observación y procedimientos que pueden ser realizados rápidamente por un asistente.
Resumen
El horario es el sistema más crítico en una práctica de ortodoncia. Es el centro de control que dirige la eficiencia y efectividad del sistema de una práctica. Puede construirse en base a muchas formulas válidas y probadas, permitiendo a cada doctor o equipo un horario ideal. Además para aumentar la producción y rentabilidad (a veces de un 30 a un 50 por ciento), un buen horario reduce el estrés de manera significativa.
No es aventurado decir que el sistema de horario puede controlarse cuando el ortodoncista se vuelve financieramente independiente. Solo imagine trabajar un año a un 30 por ciento menos de su potencial. Muchos doctores pueden ser financieramente independientes más pronto mejorando sus horarios. Desafortunadamente, muchos ortodoncistas establecen sus horarios muy temprano en sus carreras, sus prácticas crecen, pero nunca caen en la cuenta que necesitan mejorar en este aspecto. Esto es desafortunado porque muchos ortodoncistas trabajan demasiado para lograr sus ingresos y se dan cuenta muy tarde que pudieran trabajar mucho menos y disfrutar sus prácticas más que nunca antes.
Contributed by:
Roger P. Levin, DDS
Roger P. Levin, DDS, is founder and CEO of Levin Group, a leading dental practice management consulting firm that is dedicated to improving the lives of dentists through a diverse portfolio of lifetime services and solutions. Since the company’s inception in 1985, Dr. Levin has worked to bring the business world to dentistry. A popular lecturer, Dr. Levin addresses thousands of dentists and staff worldwide each year in 100-plus seminars and at the dental industry’s most prestigious meetings.
