March, 2007

Archivado Electrónico Seguro Para los Record de los Pacientes

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Jeffrey D. Jacob

Yo, en conjunto con HHS estoy seguro con las regulaciones de seguridad administrativa (sección 164.308)?

Cada ortodoncista debiera responder a esta pregunta de forma POSITIVA, entendiendo que el Archivado Electrónico Seguro requiere de una completa cobertura que se rige de lo siguiente:

• Un plan de backup o recuperación. El establecimiento y la implementación de procesos que desarrollen y mantengan copias exactas de la información electrónica de salud.
• Un plan de recuperación de desastre. El establecimiento y la implementación de procedimientos que restablezcan cualquier pérdida de datos.
• Un plan de operación de emergencia. Establecer e implementar procedimientos que sea capaz continuar su trabajo en situaciones de emergencia.

Tomando esto como parámetro y requisitos HIPAA, la realidad es que la mayoría de los doctores actualmente cuentan con suficientes archivos electrónicos y están lejos de posibles pérdidas catastróficas por desastres naturales de sus datos

Muchos doctores graban los datos de sus pacientes en cd’s, otros los graban en memorias internas o externas y así lo envían a sus casas vía e mail todo esto por protección. Pero la mayoría de los Dres. Viven lejos de sus oficinas y la pregunta es: Que pasaría si un huracán de la categoría de Katrina u otro evento catastrófico de esa magnitud ocurriera en esa área y que por dicho evento los backups de recuperación o las memorias no trabajaran o si los archivos computarizados se dañaran, ¿Qué sucedería?

Conjuntamente con la sección 164.308 es mucho más seguro archivar los datos utilizando el servicio de una compañía dedicada a guardar datos, misma que garantice que los mismos no se perderían frente a cualquier eventualidad. Esta compañía seria por ejemplo la (EDP) Electronic Data Protection cuyo plan ofrece lo siguiente:

• Un completo sistema de archivado y de recuperación de datos, imágenes etc. HIPAA-compliant, 128-bit SSL-encrypted, el cual puede ser elegido y accesado por el ortodoncista a diario.
• Los Backups que son almacenados se mantienen seguros por un centro de datos de alta capacidad (EDP) que son guardados, duplicados y almacenados en otro centro de datos (EDP) (estos centros de datos se localizan en: uno en los Angeles y el otro en St. Louis.)
• Los centros de datos guardan 24×7x365 por un personal cualificado mismos que son monitoreados por video, en donde el acceso es restringido. Ambos centros de datos ofrecen una total control en: protección contra incendios, cableado de fibra óptica, energía eléctrica garantizada por UPS o generadores de diesel; y están conectados a dos o más de los servidores de Internet más importante del mundo.
• Los datos siempre están disponibles mediante una restauración rápida 24×7x365. Si los datos son requeridos en físico, estos se pueden reproducir en Vds. o en memorias externas y ser enviados por servicios de correo nocturnos o vía aérea en dado caso de que sea necesario.

Que cuesta este servicio de seguridad de datos y la tranquilidad del doctor: el costo es de 44 centavos diarios por almacenaje de 5GB.

Para aquellos que requieren los servicios del EDP, también ofrecen el servicio de Recuperación Instantánea Frente a Desastres. Tanto los datos de los ortodoncistas, así como también, las aplicaciones de los programas reside de un servidor muy potente (EDP centro de datos) los cuales tienen acceso vía internet por un Embedded Terminal Emulation con un web browser y datos duplicados tantas veces se requiera. Frente a una emergencia, una llamada al soporte técnico EDP inmediatamente accesa al sistema 24×7x365 y a sus diversas estaciones de trabajo según la necesidad del usuario. Según el bajo costo de este servicio descrito anteriormente, es importante llevar a consideración que solos se trabaja con datos electrónicos por lo que los mismos deben de llevar el adecuado formato de archivo. Sin embargo surgen algunas preguntas como por ejemplo: ¿por cuánto tiempo estos datos de los pacientes se mantendrán guardados y seguros y como mantener la actualización de los records de los pacientes? Las respuestas a estas inquietudes fueron formuladas por la Asociación Americana de Ortodoncia ( AAO ) y por la Asociación de Ortodoncistas de California, las cuales se desarrollaron el 25 de Enero 2007 y la pueden encontrar en: http://cao.aaomembers.org/practice/records.cfm.)

¿En qué consiste el record del paciente?

La respuesta de la AAO fue: estos records incluyen ( fichas del paciente, radiografías, modelos, libros de citas, correspondencias, teléfonos, historia médica, el contrato del tratamiento, el consentimiento informado, y las interconsultas realizadas ).

¿Por cuánto tiempo estos records son asegurados?

La respuesta de la AAO se describe en estos tres puntos:

• Bajo el compromiso del ortodoncista y su buena práctica los datos se pueden mantener por un periodo de aproximadamente de 5 a 15 anos.
• Aunque por la necesidad de mantener los records debiera ser balanceada según los aspectos prácticos como es el almacenaje (costo y espacio) lo mejor sería mantener los datos de manera indefinida, esto por la gran importancia de la información que contienen los records.
• Sin embargo, un de las grandes dificultades para mantener todos los datos por un periodo indefinido es que minimiza la transferencia de algunos records como los videos y modelos digitales.

Los servicios del EDP recomienda a todos los ortodoncistas que sigan las recomendaciones de la AAO. Si los datos que tiene no son electrónicos, con un scanner no muy costoso puede conjuntamente con su staff iniciar a llevarlos a electrónicos, lo cual le ayudara económicamente en la administración de su consultorio y podrá mantenerlos seguros lo más posible y de igual forma es mucho mas fácil encontrar estos records electrónicos que de la manera tradicional.

Debemos tener en cuenta que la optimización de nuestras oficinas nos obligan a almacenar muchos más records en menos tiempo y en menos espacio lo cual se traduce en menos costo.

Resumen

Por tan solo 44 centavos diarios EDP le ofrece a los ortodoncistas:

• Compartir con HHS Security Regulations Administrative Safeguards Section 164.308.
• Tranquilidad mental al saber que los datos de sus pacientes estarán seguros electrónicamente y siempre a la mano según lo requiera.
• Dos centros de datos con capacidad para restaurar los datos a 24×7x365.
• Una manera mucho más efectiva y garantizada de archivar sus datos indefinidamente como así lo sugiere la AAO.
• La habilidad para optimizar su oficina y manejar sus records de manera electrónica ganando tiempo y espacio.
• Eliminar los backups diarios que consumen tiempo de su staff y que resultan más costosos según lo que le pida su programa para mantenerlo actualizado.

Contributed by:

Jeffrey D. Jacob
Vice President-Technology of Electronic Data Protection